岳阳市机关事务管理局采购管理内部控制制度

  第一条为加强单位政府釆购业务内部控制，提高采购效率，降低行政成本，促进廉政建设，根据《省财政厅关于建立预算单位政府釆购内部控制制度的通知》（湘财购〔2020〕26号）和《岳阳市财政局关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》（岳财发〔2021〕1号）要求，结合本单位实际，制定本制度。

  第二条本制度所称釆购是指以合同等方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。

  （一）本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

  （二）本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

  （三）本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。包括政府自身要的服务和政府向社会公众提供的公共服务。

  第三条根本原则：预算管理，强化预算执行；量入为出，保障重点工作；公正廉洁，杜绝奢侈浪费；归口管理，提高资金效益；厉行节约，制定科学合理采购需求。

  第四条成立岳阳市机关事务管理局釆购工作领导小组，主要职责是对本单位釆购预算编制、执行及评价实行归口管理。领导小组组长由局长担任，副组长为分管财务的副局长，成员由机关纪委、办公室、财务科和承办科室等相关工作人员组成（人数为3人以上单数），其主要职责是∶

  （一）依照国家、省、市有关政府采购的管理规定，拟定本局采购政策、自行采购目录、标准等规范性文件，规范采购程序;

  （二）编制采购预算，初步审核采购需求、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见;

  （三）审定本局采购相关事项，负责组建采购评标、验收小组，组织评审、验收工作并拟定综合评审、验收意见;

  （六）加强专业能力建设，各釆购有关人员要加强采购专业相关知识学习，积极参加采购方面的会议和培训，持续加强采购队伍专业能力建设；

  第五条加强绩效管理，将釆购制度落实情况纳入日常绩效考核，实行违法违规现象在评先评优中的一票否决制。

  第六条依据《政府采购法实施条例》和《湖南省政府采购电子卖场管理办法》等法规制度，本制度采购可分为政府采购和自行采购两类。

  （一）政府采购，是指本局使用财政性资金采购政府集中采购目录内或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的行为。区分为集中采购和分散采购。

  1.集中采购，是指本局将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购或进行部门集中采购的行为。

  2.分散采购，是指本局将政府采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目自行采购或者委托采购代理机构代理采购的行为。

  （二）自行采购，是指未列入集中采购目录的项目和政府采购限额标准以下的货物、服务和工程由局机关自行采购的行为。依据《湖南省政府采购电子卖场管理办法》相关规定，自行采购与政府采购限额标准以下的货物、服务和工程，可相应采取直购、竞价和团购等方式通过电子卖场进行采购。

  第七条依据《湖南省政府采购非公开对外招标采购方式审批管理办法》，本局政府采购方式分为公开对外招标采购和非公开对外招标采购（含电子卖场采购）。

  1、公开对外招标采购，是指依法以招标公告的方式邀请非特定供应商参加投标的采购方式。达到公开对外招标数额标准的，应当采用公开招标方式采购。

  2、非公开招标采购，是指公开招标以外的采购方式，包括邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价、电子卖场采购以及财政部门认定的其他采购方式。符合非公开招标采购方式情形的，应当在采购活动前向市财政局申请审批。

  根据《岳阳市 2020年——2021年政府集中采购目录及政府采购限额标准》的通知（岳财发[2020]9号)规定，市本级政府采购限额标准：货物项目采购预算金额50 万元以上；服务项目采购预算金额 80 万元以上; 工程建设项目采购预算金额100万元以上，应委托岳阳市公共资源交易中心或财政部门代理机构名录中的代理机构组织。

  第九条采购实施工作必须严格遵循先预算、后计划、再采购的工作原则，坚持预算控制计划，计划控制采购，采购控制支付。

  （一）预算编制依法依规开展，要本着节省本金为出发点，必须建立在对市场充分了解的基础上进行—般支出预算。财务科和办公室将采购需求预算纳入年度部门预算编制范围，与年度部门预算编制工作同步进行。采购需求科室根据本年实际在做的工作需求，制定出科学合理、合规、完整的项目采购需求（包括确定的采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等要求）。

  （二）部门采购需求经部门负责人和分管局领导审阅同意，经财务科汇总，提交局党组会研究审定向市财政报采购项目预算。

  （三）需要立项的工程类等采购项目，应当按照相关规定办理项目立项审批手续。

  （四）纳入财政投资评审范围的项目，按规定编制预算后送市财评中心评审，以评审金额作为政府釆购项目预算控制数

  （一）采购预算一经财政批复预算后必须严格执行，原则上不予调整。在预算执行过程中，如需新增采购项目的，按本局预算管理制度规定履行审批程序。

  第十二条各采购申报部门应按财务规定，科学合理制定采购计划，严格按计划进度执行采购预算，原则上年初采购预算，应当在决算年度内组织实施。

  第十三条 专项资金实行预算管理。办公用房的建设和维修、公务用车的配备更新和运行、公共机构节能、后勤服务等项目资金和平台建设维护等各专项工作经费实行预算管理。由各科室、中心依据业务工作开展的需要申报预算，经财务科初审汇总后按程序报领导审批。

  （一）预算内单笔在 5000 元（不含）以下的支出，由承办科室填写《岳阳市机关事务管理局经费支出审批单》，分管科室负责人签字、财务科审核，报分管业务领导、分管财务领导审批签字后开支。

  （二）预算内单笔支出在 5000-50000 元（不含）的开支，除履行本条第（一）款审批程序外，还需经局长审批签字后开支。

  （三）预算内单笔支出在 50000 元（含）以上的开支，除履行本条第前二款审批程序外，需报局党组集体研究审定，财务科按党组决定办理。

  特殊情况确需追加预算或超出原预算额度的，须提出书面申请，报分管领导审签后，按报账签批权限审批。

  第十四条根据市财政局批准的采购计划和采购方式，归本局自行采购范围的政府采购限额标准以下、集中采购目录以外的货物、服务和工程，走完本局采购审批流程后，由各承办科室在电子卖场实施采购。电子卖场采购程序如下∶

  （一）采购人根据科室提出的采购需求，结合采购物资技术性能及金额大小确定是直购、竞价、团购，生成预购单。

  1.电子卖场直购流程∶ 物资采购承办人根据物资领用审批单或审批文件在电子卖场下单生成订单→供应商接单并打印订单和电子卖场供应合同→邮寄或送达合同给采购单位签订合同→供应商打印货物清单并发货→采购单位收货，填写验收单，签字盖章（数量，型号，质量等）→验收合格后，供应商打印发票邮寄或送达→采购单位按合同支付货款完成结算。

  2.电子卖场竞价采购流程∶由采购经办人创建竞价单→竞价信息发布（竞价时间最少为 3 天）→供应商响应报价（至少 2家供应商竞价）→由归口采购部门经办人对竞价结果审核并确认→竞价结果公示（公示1天）→竞价完成→生成订单后按直购流程采购。

  3.电子卖场团购采购流程∶由采购经办人发起或参与团购（不少于 5家）→供应商参与报价→系统按最低报价自动确定成交供应商自并公示成交结果→生成订单后按直购流程采购。

  （二）通过电子卖场采购的，收货、接受服务或工程完工后，应在 7个工作日内，按照采购单或合同规定的技术、服务等要求，对供应商履约情况做验收。并应根据电子卖场的提示填写相应的验收单，验收单需加盖部门公章。如发现质量上的问题应及时进行索赔或退换。

  （四）采购项目审批表、采购验收单、合同、发票、固定资产验收单或低值耐用品验收单等应作为电子卖场采购资金支付的依据。实施竞价采购的，电子卖场采购竞价记录表等材料也须一并作为资金支付依据。

  （一）政府采购项目合同签订流程，采购部门或代理机构起草合同→合同联审会签小组审核合同内容是否与招标要求一致→局领导签订（或授权委托签订）合同。

  （二）非政府采购合同签订流程，采购部门或代理机构起草合同→询价小组审核合同内容是否与邀标要求一致→局领导签订（或授权委托签订）合同。

  （三）电子卖场采购合同签订流程，电子卖场自动生成采购合同→局领导签订（或授权委托签订）合同。

  第十六条政府采购合同履行完后，采购人以及参加本项标的投标人或者第三方机构一同按合同要求进行验收，并出具签章验收书，参与验收的投标人或者第三方机构意见，作为验收书资料一并存档，还必须有局党组成员的验收意见和局党组会会议纪要作为佐证材料。

  （一）采购过程中聘请相关专家的劳务费参照《湖南省政府采购项目评审劳务报酬管理办法》执行。

  （二）根据合同约定如扣留有质保金的，质保金的扣留时间严格按合同规定执行。支付质保金时，需由采购部门向财务科提出付款申请，并提交质保期满项目运作时的状态合格意见。

  第十八条 根据市财政局要求在采购限额标准以上依法实行政府采购的货物、工程、服务项目均应当公开采购意向，可选择公开渠道为“中国湖南政府采购网”或是本单位门户网站。采购意向公开内容应当尽可能清晰完整，具体应包括五个方面的内容，分别是采购项目名称、采购需求概况、预算金额、预计采购时间和别的需要说明的情况，格式按照岳财发〔2020〕23号文的附件执行。

  （四）中标（成交）公告应当在确定中标（成交）供应商后2 个工作日内发布，公告期限为 1 个工作日。

  第二十条强化监督。完善和健全采购监督机制，强化纪检监督和财务监督，提高本单位采购工作的透明度。任何科室和个人不得未经批准擅自采购。禁止通过分拆、分段、分项等办法，化整为零规避招标。采购工作人员、使用和管理科室的工作人员、评标专家小组成员与投标人有利害关系的，应当主动回避。参与本单位采购活动的科室和个人，一定要坚持公开、公平、公正的原则，按章办事。不得虚假采购，不得与投标人或代理机构巷意串通不得接受贿路或铁取其他不正当利益。不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违采购管理办法的其他行为，代理机构恶意串通，不得接受贿赂或获取其他不正当利益，不得在监督检查中提供虚假情况，不得有违采购管理办法的其他行为。

  第二十一条采购档案管理。采购资料由采购需求科室整理，于第二年单位档案整理时移交单位档案管理人员，保存期限自采购活动结束之日起 15年。采购档案包括采购决策意见、招标文件、投标文件、评审资料、采购合同、验收文档等资料（包括音视频资料）.

  第二十二条其他未尽事项，按照市机关事务管理局财务管理工作制度执行落实。本制度自发布之日起实施。